Votre projet de BI en 5 étapes : une feuille de route complète

Dans nos articles précédents, nous avons présenté le pilier incontournable du pilotage de la performance : la Business Intelligence (BI). Nous avons détaillé comment exploiter pleinement le potentiel de vos données avec un logiciel de BI ➚ et de quelle manière .
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Pour continuer à donner des clés dans la mise en place d’une plateforme de Business Intelligence, nous présentons ici notre méthodologie en 5 phases.

1. Cadrage du projet

En premier lieu, nous nous attachons à préciser vos enjeux et objectifs. Il est très pertinent de prendre en compte les défis spécifiques que votre entreprise doit adresser et de poser de quelle manière la BI va, notamment, s’inscrire au service des différents acteurs pour adresser ces défis. En clair, nous répondons aux questions : quel usage de la BI, pour quel groupe de personne ? Cette phase conduit à décomposer le projet global BI en différents sous-projets et à les hiérarchiser selon vos priorités.

En définissant les principaux cas d’usage et se focalisant sur vos indicateurs clés de performance, nous examinons comment la BI est utilisée au quotidien et comment elle s’intègre dans le processus de décision. Également, nous recensons l’ensemble des sources de données internes et externes nécessaires à l’élaboration des indicateurs.

Point à ne pas négliger : la prise en compte de la maturité de votre organisation en matière de data et de pilotage. Cela permettra d’identifier des besoins de formation et plus généralement d’efforts à allouer à la conduite du changement.

Ce cheminement permettra in fine d’établir un schéma directeur (ou “roadmap”) de votre projet de Business Intelligence.

2. Construction du socle applicatif

Le socle applicatif correspond à la mise en place de l’architecture et au développement d’une première brique qui permet d’accéder aux données et restituer sommairement les indicateurs prioritaires. C’est sur cette base qu’une première application évoluée pourra être développée.

Pour commencer, il convient de mettre en place l’infrastructure technique adaptée à votre projet de BI : installation de logiciels sur des serveurs locaux ou configuration de services Cloud. L’objectif ici est de garantir que la plateforme est prête à recevoir et à traiter des données.

Une fois la plateforme installée, les différentes sources de données sont connectées. Cela inclut les bases de données internes, les fichiers plats, les API externes, et autres sources de données pertinentes. L’ensemble des données nécessaires est alors accessible. Seules les données nécessaires aux calculs et à l’analyse seront intégrées.

L’étape suivante consiste à élaborer un premier modèle de données. Il s’agit d’une représentation structurée des données qui seront utilisées dans le cadre du projet. Les données des différentes sources sont rassemblées pour pouvoir facilement être « consommées » par les visualisations, tableaux et autres graphiques. Les transformations sur ces données permettent leur association, comparaison, agrégation, et surtout le calcul des différents indicateurs selon le niveau de détail pertinent pour les utilisateurs.

C’est à ce niveau qu’il est judicieux de définir un référentiel de mesures : c’est-à-dire préparer, selon la plateforme BI choisie, les indicateurs clés de performance (KPI), qui seront manipulés par les utilisateurs sans avoir à en redéfinir à chaque fois les calculs.

3. Développement itératif

Le développement des applications peut être effectué sur un mode itératif, en soumettant aux utilisateurs clés, ou groupes d’utilisateurs, des versions successives d’applications enrichies de nouvelles fonctionnalités et de leurs retours, voire de leur usage.

Le point de départ est la prise en compte des besoins spécifiques des utilisateurs. Cette étape consiste à recueillir et analyser les besoins d’usage des utilisateurs finaux. Sous forme d’entretiens ou d’ateliers de travail, l’objectif est de prendre en compte leur contexte d’utilisation, cibler les fonctionnalités et visualisations qu’ils jugent essentielles et recueillir leurs attentes.

Le développement itératif repose sur des cycles de développement courts et répétés, aussi appelés “sprints”. Ceux-ci se concentrent sur la réalisation d’un ensemble spécifique d’améliorations. La durée de chaque sprint peut varier mais se situe généralement entre 2 et 4 semaines.

À l’issue de chaque sprint, une version fonctionnelle de l’application est mise à disposition des utilisateurs pour qu’ils puissent l’évaluer. Cette approche permet de recueillir des retours continus et d’apporter des ajustements en fonction des commentaires reçus. Cela garantit que l’application évolue en fonction des besoins réels des utilisateurs et non pas sur des suppositions.

La sécurité des données est primordiale dans tout projet de BI. Il est important de définir et d’implémenter des politiques de sécurité pour protéger les données sensibles. Cela inclut la gestion des accès utilisateurs, l’authentification et l’autorisation, ainsi que la mise en place de mesures de protection contre les menaces potentielles. Assurer que seuls les utilisateurs autorisés peuvent accéder à certaines données garantit la conformité et la sécurité.

Enfin, une documentation détaillée sera utile pour la maintenance et l’évolution future de l’application. Cette documentation facilitera la compréhension du modèle de données, des transformations réalisées et des spécificités développées par d’autres développeurs et garantira la continuité dans le développement de l’application.

4. Transfert des compétences

Pour assurer la montée en compétences dans le cadre de votre projet de business intelligence, nous recommandons de structurer la formation de manière à maximiser l’efficacité et la prise d’autonomie croissante par les utilisateurs.

La formation est ainsi adaptée en fonction des profils des utilisateurs, de leurs besoins et de leur expérience en BI.

Nous décomposons en 3 domaines de compétence les formations BI :

Modélisation et architecture : savoir extraire et transformer les données, pour créer des modèles de données utilisables dans la plateforme de Business Intelligence choisie.
Design de l’application : acquérir les fondamentaux de la plateforme de BI pour analyser et naviguer à travers les données, et créer des interfaces de visualisation de données (graphiques, tableaux, filtres…).
Administration : être capable de gérer les utilisateurs, configurer les paramètres de sécurité, effectuer la maintenance des systèmes. Cette formation vise à rendre les clients autonomes dans l’exploitation quotidienne de la plateforme.
De nombreux exercices pratiques sont nécessaires dans le courant de la formation BI afin d’assurer un parcours qui assure une capitalisation progressive des acquis par les apprenants.

Nous préconisons des sessions espacées de quelques jours ou quelques semaines, entrecoupées de mise en application par les stagiaires. Un tutorat de quelques semaines suivant la formation, réalisé sous forme de support ou d’ateliers, permet de répondre aux questions concrètes des stagiaires, et d’effectuer des revues de leurs réalisations.

5. Évolution et amélioration continue

Après le déploiement de la plateforme auprès des utilisateurs, le projet passe en phase d’amélioration continue. Il est alors nécessaire de mettre en place un suivi de l’adoption de la plateforme par les utilisateurs et un monitoring du bon fonctionnement de celle-ci.

La prise en main de la plateforme par les utilisateurs est susceptible de faire naître de nouveaux besoins qu’il sera possible de prendre en compte dans une nouvelle phase de développement.